Politique de confidentialité
Préambule
Dans le cadre de ses activités, Les Résidences Yvelines Essonne sont amenées à collecter et à traiter des données à caractère personnel vous concernant, que vous soyez locataire, candidat à la location d’un logement ou utilisateur de notre site internet. Soucieuses des droits des individus et dans une logique de transparence, Les Résidences Yvelines Essonne ont mis en place la présente politique décrivant les traitements mis en œuvre, leurs finalités ainsi que les moyens d’action dont vous disposez pour exercer vos droits.
Article 1 — Objectif de la politique de confidentialité
Cette politique s’inscrit dans le cadre du RGPD (UE 2016/679) et de la Loi Informatique et Libertés n°78‑17. Elle vise à fournir des informations concises, transparentes, compréhensibles et aisément accessibles sur les traitements de données opérés par Les Résidences Yvelines Essonne.
Article 2 — Délégué à la protection des données
Délégué à la protection des données (DPO)
Les Résidences Yvelines Essonne
18 Boulevard du Midi, 78200 Mantes‑la‑Jolie
E‑mail : dpo@lesresidences.fr
Le DPO conseille, informe et contrôle le respect de la réglementation en matière de données à caractère personnel.
Article 3 — Définitions
Donnée à caractère personnel : toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable.
Responsable de traitement : la personne morale qui détermine les finalités et moyens du traitement (Les Résidences Yvelines Essonne).
Personnes concernées : locataires, candidats, prospects et visiteurs du site.
Sous‑traitant : personne morale traitant des données pour le compte du responsable de traitement.
Traitement : toute opération appliquée à des données (collecte, enregistrement, consultation, utilisation, modification, diffusion, conservation, suppression, etc.).
Article 4 — Principes généraux
- Limitation des finalités : collecte pour des objectifs spécifiques et légitimes.
- Licéité, loyauté, transparence : information des personnes et base légale adaptée.
- Minimisation : seules les données nécessaires sont collectées.
- Exactitude : données exactes et mises à jour.
- Limitation de la conservation : conservation pour la durée nécessaire, puis suppression ou anonymisation.
- Intégrité et confidentialité : sécurité appropriée des données.
Article 5 — Responsable de traitement et sous‑traitant
En tant que responsable de traitement, Les Résidences Yvelines Essonne appliquent les obligations du RGPD et de la LIL, et mettent en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées (art. 32 RGPD). Lorsqu’elles agissent en qualité de sous‑traitant, elles traitent les données conformément aux instructions écrites du client (art. 28 RGPD).
Article 6 — Le traitement de vos données personnelles
Finalités, catégories de données, fondements juridiques et durées de conservation
Attribution et gestion locative
| Finalités | Catégories de données | Fondement juridique | Durée de conservation |
|---|---|---|---|
| Étude des dossiers de candidatures et gestion de l’attribution des biens | Identité, coordonnées, vie personnelle, vie professionnelle, ressources, pièces justificatives | Consentement | Jusqu’à la radiation de la demande du système d’enregistrement (1 an) ou jusqu’à l’attribution d’un logement |
| Gestion des contentieux et précontentieux avec les locataires | Identité, vie personnelle, vie professionnelle, données contractuelles et financières utiles au litige | Intérêt légitime | Précontentieux : jusqu’au règlement amiable ou pendant 5 ans (prescription civile). Contentieux : jusqu’à exécution de la décision de justice passée en force de chose jugée. |
| Gestion des enquêtes SLS / OPS / satisfaction | Données requises par chaque enquête | Obligation légale (SLS/OPS) — Intérêt légitime (satisfaction) | Enquête SLS : 1 an, puis archivage 4 ans. Enquête OPS : 2 ans, puis archivage 2 ans. Enquêtes de satisfaction : 2 mois avant anonymisation. |
| Gestion des contrats de location | Dossier locataire, informations bancaires, éléments contractuels et comptables | Exécution du contrat | Dossier locataire : 5 ans après fin du contrat. Pièces comptables : 10 ans à compter de leur émission. |
Site internet & Extranet locataires
| Finalités | Données collectées | Fondement juridique | Durée de conservation |
|---|---|---|---|
| Cookies | Données de connexion et de navigation | Intérêt légitime (cookies nécessaires) / Consentement (cookies facultatifs) | 13 mois |
| Formulaire de contact | Identité, coordonnées, contenu du message | Consentement | Demande informative : 1 an dès le dernier contact. Demande commerciale : 3 ans. Client : 5 ans après fin du contrat. |
| Candidatures professionnelles | Identité, vie personnelle, vie professionnelle | Consentement | Jusqu’à la clôture du recrutement, sauf retrait du consentement avant. |
| Gestion des comptes en ligne (Extranet locataires) | Identifiant, mot de passe, données de compte | Intérêt légitime | Désactivation 3 à 6 mois après le départ du locataire (prolongeable en cas de contentieux). |
Finalités générales par base légale
- Au titre du contrat : gestion de la demande de logement, édition du bail et annexes, facturation, avis d’échéance.
- Obligations légales : réalisation des enquêtes réglementaires, coopération avec les autorités administratives et judiciaires.
- Intérêt légitime : transmission aux sous‑traitants, gestion des procédures contentieuses, enquêtes et organisation des services.
- Consentement : communications, offres adaptées, analyse de navigation (cookies non essentiels).
Données personnelles traitées
Informations d’identité et de contact, documents et justificatifs, informations bancaires, économiques et financières, situation familiale et professionnelle, informations sur l’état des dus et règlements, identifiants d’extranet, cookies.
Les données marquées d’un astérisque dans les formulaires sont indispensables. À défaut, le service demandé ne pourra pas être fourni.
Durées de conservation
Les durées dépendent des besoins opérationnels, des exigences contractuelles, des recommandations des autorités et des obligations légales. À l’issue, les données sont supprimées ou anonymisées. Un archivage peut être opéré lorsque nécessaire (obligations légales, prévention des fraudes, gestion des litiges).
Article 7 — Partage de vos données personnelles avec des tiers
Les données sont transmises uniquement aux personnes habilitées en interne et aux tiers autorisés par la loi : préfectures des Yvelines et de l’Essonne, organismes de sécurité sociale, autorités judiciaires/policières, huissiers, etc.
Des prestataires externes peuvent intervenir pour : hébergement et maintenance des logiciels et de l’extranet, services de paiement et partenariats bancaires, gestion des interphones des logements, etc. Leur conformité au RGPD et à la LIL est vérifiée. Seules les informations nécessaires à la prestation leur sont communiquées.
Hormis nos filiales APILOGIS et LLI dans le cadre des services d’accession, aucune transmission à des tiers n’est effectuée sans votre consentement, sauf nécessité d’exécution contractuelle ou de mission d’intérêt public. Nous ne vendons pas vos données.
Article 8 — Vos droits à l’égard de vos données
Vous disposez des droits suivants : accès, rectification, effacement, limitation, opposition, portabilité.
Exercez vos droits auprès du DPO par courrier (18 Boulevard du Midi, 78200 Mantes‑la‑Jolie) ou par e‑mail : dpo@lesresidences.fr. Joignez la copie signée d’un justificatif d’identité et l’adresse de réponse. Une réponse vous sera apportée dans le mois (délai prolongeable de deux mois en cas de complexité ou multiplicité des demandes).
Vous pouvez organiser le sort de vos données après votre décès (loi n°2016‑1321 du 7 octobre 2016). Pour en savoir plus : www.cnil.fr. Vous pouvez également déposer une réclamation auprès de la CNIL. Nous vous invitons toutefois à nous contacter d’abord pour toute difficulté.
